Pengurusan sistem fail
Pengurusan sistem fail di PSS ( sila lihat Lampiran )adalah berdasarkan pengurusan sistem fail di sekolah. Di antara sistem fail yang digunakan ialah :-
06 / 02 - Kurikulum / Pusat Sumber
06 / 02 / 001 - Surat Pekeliling
06 / 02 / 002 - Belanjawan PSS
06 / 02 / 003 - Anggaran Perbelanjaan
06 / 02 / 004 - Sijil Akuan Penerima / Invois / Bil
06 / 02 / 005 - Mesyuarat JK Induk PSS
06 / 02 / 006 - Mesyuarat JK Kerja PSS
06 / 02 / 007 - Guru Perpustakaan & Media
06 / 02 / 008 - Profil Guru PSS
06 / 02 / 009 - Kerani PSS / Pembantu PSS
06 / 02 / 010 - Buku Program PSS
06 / 02 / 011 - Rancangan Aktiviti & Laporan
06 / 02 / 012 - Promosi / Buletin PSS
06 / 02 / 013 - Program Bacaan Sekolah
06 / 02 / 014 - Projek Khas PSS
06 / 02 / 015 - Modul Kursus PSS
06 / 02 / 016 - Profil Pengawas PSS
06 / 02 / 017 - Harta Modal
06 / 02 / 018 - Inventori
06 / 02 / 019 - Dokumentasi
06 / 02 / 020 - Fail Meja
06 / 02 / 021 - Laporan Pemantauan / Penilaian
06 / 02 / 022 - Surat daripada Jabatan
6.2 TEKNIK MENGELAS DAN MEMBERIKAN KOD INTUK SISTEM FAIL
Setiap fail mestilah diberikan tajuk dan kod yang sesuai . Sistem fail itu mestilah mempunyai 3 level.
6.2.1 Level 1 ialah Tajuk.
Tajuk-tajuk dalam system fail dikelaskan kepada :
Asrama
Hal Ehwal Pelajar
Kemudahan Fizikal
Kewangan dan akaun
Ko-kurikulum
Kurikulum
Pentadbiran Am Sekolah
Perhubungan Masyarakat
Perjawatan dan Perkhidmatan
Audit
Level 2 ialah Perkara.
Setiap tajuk fail akan dikelaskan mengikut perkara [ Level 2 ].
Kurikulum
01 / 01 - Pekeliling dan
01 / 02 - Sukatan pelajaran
01 / 03 - Jadual waktu
01 / 04 - Sumber pelajaran
01 / 05 - Panitia mata pelajaran
01/ 06 - Peperiksaan
01 / 07 - Laporan lawatan
01 / 08 - …………………..
6.2.3 Level 3 ialah Aktiviti.[ Lihat 6.1 ]
Setiap level ini dihadkan nombornya. Level 1 bernombor 01 hingga 99.
Level 2 bernombor 01 hingga 99 dan Level 3 bernombor 001 hingga 999.
Tekniknya ialah :
Tentukan tajuk fail
Tentuakan perkara
Tentukan aktiviti
Tetapkan kod untuk satu-satu fail
CONTOH ;
Level 1. Tajuk - Kurikulum - 06
Level 2. Perkara - Sumber pelajaran/PSS- 02
Level 3. Aktiviti - Pekeliling - 001
Oleh itu kod fail ialah ;
06 / 02 / 001
PENGELASAN DAN KOD FAIL PSS
Item kod
Singkatan Nama Sekolah SKRP
Singkatan Pusat Sumber Sekolah PSS
Tajuk : Kurikulum 01
Perkara : Sumber pelajaran 04
Aktiviti : Pekeliling 001
Jilid 1 / 2….. Jilid 1 & seterusnya
Bilangan
Oleh itu, cara untuk menulis Sistem Fail PSS dan Rujukan Kami ( surat ) ialah :
Contoh :
SMKTIZ PSS 06 / 02 / 001/ Jil. 1 ( 01 )
FAIL-FAIL YANG PERLU
Sekurang-kurangnya mestilah ada 15 buah fail dalam pusat sumber. Sumber fail ini dikelaskan dalam tajuk KURIKULUM kerana pusat sumber adalah di bawah kurikulum. Nombor dan kod fail telah ditetapkan sebagaimana dalam pecahan 6.2.
6.4.1 Pada akhirnya, fail-fail ini akan diserahkan kepada Guru Perpustakaan dan Media.
Guru Perpustakaan dan Media kemudiannya akan menyerahkan fail-fail ini kepada Pengetua/GuruBesar.
REKOD-REKOD PUSAT SUMBER SEKOLAH
Pengertian
Rekod-rekod merupakan bahan bertulis ( catatan ) yang dibuat untuk dijadikan bahan rujukan atau ingatan pada masa hadapan.
Prinsip Asas Rekod
Sebarang rekod yang disediakan mestilah memudahkan urusan untuk menganalisa data. Maklumat dapat diperolehi dengan mudah dan tidak membebankan Penyelaras ataupun orang yang bertanggungjawab.
Jenis-jenis rekod dalam Pusat Sumber Sekolah
Rekod Penggunaan
Rekod penggunaan bilik
Rekod penggunaan bahan bantu mengajar
Rekod penggunaan peralatan
Rekod Peminjaman
Rekod peminjaman BBM
Rekod peminjaman Peralatan
Rekod peminjaman buku
Rekod Perolehan
Rekod perolehan buku
Rekod perolehan bahan bukan buku
Rekod perolehan bahan luak (bekalan buku)
Rekod perolehan peralatan
Rekod laporan pengawas
(e) Rekod-rekod lain yang difikirkan sesuai
Rekod pelawat
Rekod tempahan bilik
Rekod tempahan peralatan
Rekod tempahan BBM
Contoh-contoh format rekod
( Lihat lampiran B, C, D, E , F, G )
Format Rekod Penggunaan, Pinjaman, dan Pemulangan
Semua bentuk pinjaman dan pemulangan mesti direkodkan ke dalam buku yang telah ditetapkan. Dari rekod inilah pihak pengurusan PSS akan dapat mengesan keluar masuk bahan-bahan di Pusat Sumber di samping menjaga keselamatan bahan supaya tidak hilang atau rosak.
Rekod Pinjaman buku :
(a) Pinjaman oleh pelajar
(b) Pinjaman oleh guru
Butiran di dalam buku rekod tersebut adalah seperti berikut :
Tarikh pinjaman dibuat
Tarikh dipulangkan
(c) Nama peminjam
(d) Tingkatan / darjah
(e) Judul buku
Rekod pinjaman alatan bahan bantu mengajar
(a) Tarikh pinjam
(b) Tarikh dipulangkan
(c) Nama peminjam
(d) Jenis bahan
(e) Bilangan
(f) Tandatangan
Selain rekod pinjaman, perlulah juga ada buku penggunaan bahan-bahan Pusat Sumber. Antara buku-buku rekod yang perlu disediakan untuk tujuan ini ialah :
(a) Buku rekod penggunaan bagi bilik tayang
(b) Buku rekod penggunaan TV / VIDEO
(c) Buku rekod penggunaan perpustakaan
(d) Lain-lain yang difikirkan perlu
Antara butir-butir yang seharusnya disediakan ;
(a) Tarikh guna
(b) Masa
(c) Tingkatan / darjah
(d) Tujuan atau ulasan
(e) Tandatangan guru
Analisa pinjaman
Analisa ini dibuat adalah bertujuan untuk mengesan penggunaan bahan- bahan di PSS dan juga untuk mendapatkan maklum balas bagi merancang pembangunan PSS. Analisa pinjaman bahan PSS terbahagi kepada tiga iaitu :
(a) Analisa pinjaman harian
(b) Analisa pinjaman bulanan
Analisa pinjaman tahunan
Bagi kemudahan membuat analisa , borang-borang tertentu perlu disediakan. Namun begitu , ia bergantung kepada pengurusan PSS di sekolah berkenaan. Bagi analisa pinjaman harian, setiap hari pengawas perlu mengisi sehelai borang di mana mereka hanya perlu menanda pada jenis buku yang dibaca. Borang ini difailkan oleh guru PSS.
Berdasarkan analisa harian, bulanan dan tahunan ini barulah dipindahkan pula ke dalam bentuk graf / carta. Contoh-contoh judul graf / carta yang boleh dihasilkan:
Graf jenis-jenis buku yang dibaca
Graf pinjaman kelas
Graf pinjaman buku fiksyen/ buku bukan fiksyen
Graf pinjaman BBM
Graf penggunaan bahan PSS
Analisa atau garaf yang telah dihasilkan hendaklah dipamerkan kepada pelajar-pelajar serta guru-guru bagi menimbulkan motivasi kepada mereka.
RANCANGAN TAHUNAN PSS
PSS merupakan nadi sesebuah sekolah dan merupakan penggerak bagi semua aktiviti pengajaran pembelajaran ke arah peningkatan dan keberkesanannya.
Keperluan menjalankan aktiviti PSS tidak terhad kepada mata pelajaran tertentu sahaja dan juga tidak terbatas kepada waktu di PSS sahaja. Penggunaan PSS seharusnya berterusan sepanjang tahun sesuai dengan masa dan perlaksanaannya.
Matlamat aktiviti
Sedar dan tahu menggunakan PSS
Memahami dan menikmati bahan visual
Mengenali dan menghargai pengarang
Menghayati hasil karya yang bernilai
Aktiviti Tahunan PSS
Ia boleh dibahagikan kepada 2 iaitu:
yang wajib *
Program Nilam
Program SAL
Promosi
Mesyuarat
Program galakan membaca
Program kewangan
Lawatan PSS
Taklimat pengawas
Kursus kepimpinan pengawas
yang bermusim*
Pertandingan kuiz
Pertandingan pidato kemerdekaan
Pertandingan buku skrap
Bergantung kepada pengurusan PSS
Laporan Tahunan
Laporan tahunan perlu dilakukan bagi meninjau perlaksanaan yang berlaku di dalam tahun yang berkenaan sama ada dalam bentuk carta ataupun laporan bertulis. Hasil laporan tersebut adalah untuk dibuat penyemakan stok dan penilaian.
Penyemakan stok
dijalankan bagi mengesan bahan yang hilang, rosak, tidak sesuai, tidak digunakan lansung dan kemaskini.
Penilaian
Ia adalah penting untuk mengetahui :
Kemajuan keseluruhan rancangan PSS
Kekurangan / masalah yang dihadapi / mungkin dihadapi
Dijadikan panduan atau asas perancangan
Membuat perancangan secara keseluruhan
Mengubahsuai atau memperbaiki rancangan yang sedang dijalankan
Fail Meja
Setiap unit dalam PSS mempunyai Fail Meja yang tertentu. Ia adalah bertujuan untuk memudahkan pengendalian segala pengurusan dan pentadbiran yang berkaitan dengannya.
Rancangan Pembangunan PSS*
Rancangan Pembangunan PSS oleh guru PSS adalah meliputi perkara-perkara berikut :
Perkembangan fizikal Pusat Sumber
Perkembangan koleksi
Perancangan promosi dan serata
Perancangan aktiviti
Latihan dan bengkel kemahiran
Penyimpanan rekod penggunaan alatan, bahan dan kemudahan
Penilaian pengurusan dan penggunaan Pusat Sumber
Dokumentasi
6.12.1 Semua kegiatan PSS dan yang berkaitan akan didokumentasikan dalam bentuk tertentu. Antaranya:
Gambar foto
Rakaman audio-visual
Himpunan kertas cadangan / kertas kerja mahupun laporan sesuatu kegiatan / projek
Himpunan majalah sekolah
Sudut dokumentasi PSS
Brosur
Keperluan dokumentasi:
Setiap hasil dokumentasi itu mestilah mengandungi:
kertas kerja awal
pelaksanaan
laporan pelaksanaan
No comments:
Post a Comment